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ISO9001:2015质量管理体系认证​-如何有效建立质量管理体系​

发布来源:上海顺茂达检测技术【www.cnassmd.com】  发布日期: 2021-06-11  访问量:16

 ISO9001:2015质量管理体系认证-如何有效建立质量管理体系

从企业最高管理者的角度看如何有效建立质量管理体系

 ISO9001质量管理体系QMS

正如标准原文所说,采用质量管理体系是组织的一项战略决策。对一个企业来说,从无到有建立质量管理体系(以下简称体系)是一项坚苦卓绝的工作,更是一次脱胎换骨的变革。

作为最高管理者,到底如何做才能有效地建立体系呢?

一、确立必要的意识:确立必要的意识是建立体系的前提

确立必要的意识可以分为两个层次,分别面向最高管理者和企业中的每个成员。

最高管理者作为企业的最高决策者,应当充分预见采用体系之初不可避免的困难。从长远来看,建立体系虽然可以证实企业的能力同时增强顾客满意从而提高企业的核心竞争力,但需要注意的是这些效果绝不是立竿见影的。换句话说,体系对企业的积极作用需要持续的资源投入做支撑。显而易见,在投入与回报之间必然存在或长或短的时间间隔,这就需要最高管理者的意志足够坚定,不能急功近利或者半途而废。

任何一个管理体系的建立和保持都离不开管理者和被管理者,体系也一样。可以说,企业中的每一个成员都是体系的管理者或是被管理者,他们将或多或少承担体系提出的各项具体工作和要求。如何充分调动每一个成员的积极性,使其具备贯彻和执行体系要求的意识,将是最高管理者必须要思考的重要问题之一。常见的做法是,通过建立相应的考核或奖惩制度来促使员工提高对体系的认识。

 

二、提供所需的资源:提供所需的资源是建立体系的基础

建立体系的第一项资源需求体现在人力方面。

体系是管理知识,更是管理科学,只有尊重科学掌握科学的人才能更好的利用科学。最高管理者可以通过培训或人才引进等措施,组建体系建设专家团队。在这个过程中,最高管理者应当特别注意确保专家团队充分了解企业运作规律和实际情况。这样做有助于专家团队最优化的将体系要求转化为对企业的具体要求,从而大幅度提高管理效率,避免资源浪费。

 建立体系的另一项资源需求体现在财力方面。

管理活动本身不可避免要发生费用成本,小到一笔一纸,大到办公室、管理人员的开支等。最高管理者应当充分估计建立体系所需的经济成本,提供及时的、足额的经费作为保障。

建立体系的第三项资源需求体现在物力方面。

物力可以看作是财力的另一种形式,在某种程度上与财力可以相互转化。物力不仅包括各类设备、工具,还包括建筑物、工作场所和相关的设施,以及支持性服务等。最高管理者也应当充分估计建立体系所需的物力成本,及时保障各项物力需求。

建立体系的第四项资源需求是在上述三种资源之外的潜在的资源需求。

正因为是潜在的资源需求,所以不是那么显而易见,这就更需要最高管理者进行有效的识别。例如质量管理部门在开展工作的时候普遍存在得罪人的情况,而最高管理者给予的理解和支持就是典型的质量管理部门潜在的资源需求。这些资源的获取将使得质量管理部门在企业内具备应有的地位和威信,不可或缺。

三、划清职责和权限:划清职责和权限是建立体系的核心

质量管理体系鼓励采用过程方法,而任何一个过程都可以看作是通过使用资源和管理,将输入转化为输出的一项或一组活动。使用资源和管理则必然有其实施的主体,无论这个主体是某个部门还是某个岗位的个人,都离不开对其职责和权限的明确界定。最高管理者至少应明确企业内各部门的职责和权限,必要时还应明确重要岗位乃至所有岗位人员的职责和权限。

最高管理者在划清职责和权限的过程中应当特别注意工作职责和权限与质量职责和权限的区别。从理论上说,工作职责和权限是面向产品实现过程而言的,而质量职责和权限则是面向质量管理过程而言的。要理解这一点,最高管理者首先应当明确一个概念:体系要求与企业正常运转所需的各项基本要求是紧密相连且有机结合的,两者既存在着交集,但又不完全一致。

 拿采购过程来说,首先,要根据一定的准则选择合适的供方;其次,要制定选择供方的准则;最后,要按要求保持对供方进行评价的结果及采取措施的记录。

如果将上述三个层次分别称之为选择供方、制定准则和保持记录,那么选择供方就是企业的基本要求,是无论有没有体系的企业都必须要做的事情,制定准则是体系要求与企业基本要求相结合的要求,是有体系的企业必须要做而没有体系的企业有可能会做的事情,保持记录则是纯体系要求,是有体系的企业必须要做,没体系的企业一般不会做的事情。

从这个例子可以清楚地看出,体系要求是对企业基本要求的补充和升华,是对企业提出的更高要求。

从职责和权限的角度出发,在上面这个例子里,选择供方可以看作是不折不扣的工作职责,制定准则是工作与质量相结合的职责,保持记录则是纯质量职责。一种常见的职责分配方法是通过程序文件等管理文件,将选择供方的职责落实给采购部门,将制定准则的职责落实给采购部门或行政管理部门,将保持记录的职责落实给档案部门或质量管理部门。

作为最高管理者,应当清楚上述三个层次职责间的区别和联系,合理分配工作职责和质量职责,从而真正将体系的各项要求落到实处。

本文转载自《商业文化月刊》2011年,作者:周长。

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